Działacie w organizacji pozarządowej, macie pomysł i chcecie rozpocząć działalność ekonomiczną. Nie obędzie się jednak bez formalnej decyzji w formie uchwały właściwego organu. Sposób podejmowania decyzji oraz kompetencje poszczególnych organów zależą od formy prawnej, w jakiej organizacja pozarządowa jest zorganizowana (czyli od tego, czy jest to stowarzyszenie czy fundacja) oraz od treści statutów poszczególnych organizacji.
Zarówno w stowarzyszeniu, jak i w fundacji bieżące zarządzanie należy do zarządu, który decyduje o wszystkim, co nie jest zastrzeżone do kompetencji innych władz.
Decyzja o rozpoczęciu działalności
Dlatego musicie sięgnąć do statutu i sprawdzić, czy decyzję w sprawie działalności powinien w Waszej organizacji podjąć zarząd czy inny organ np. walne zebranie lub rada (jeśli jest powołana). Szczególnie ważne jest to w przypadku stowarzyszenia. Stowarzyszenie jest zarządzane w sposób demokratyczny – najważniejsze (strategiczne) decyzje podejmują wszyscy członkowie, tzw. walne zebranie członków i członkiń. Najprawdopodobniej decyzja w sprawie podjęcia działalności ekonomicznej będzie należała właśnie do walnego zebrania.
Zarządzanie fundacją nie ma tak demokratycznego charakteru. Wszystkie najważniejsze decyzje podejmuje zarząd fundacji. W fundacji jedynym wymaganym prawem organem jest zarząd, natomiast istnienie oraz uprawnienia innych organów (np. rady fundacji) uzależnione jest od treści statutu.
Po ustaleniu, kto podejmuje decyzję, należy przeprowadzić spotkanie i podjąć formalną decyzję o rozpoczęciu działalności ekonomicznej, zgodnie z procedurą opisaną w statucie. Należy sprawdzić:
- kto zwołuje posiedzenie organu,
- w jakim czasie i w jaki sposób powiadamia członków/członkinie organu,
- ile osób musi być obecnych, aby podjąć ważną prawnie decyzję,
- czy istnieje inny sposób podejmowania decyzji niż osobiste spotkanie (np. obiegowo),
- kto podpisze uchwałę (jaki jest sposób reprezentacji).
Uporządkowanie struktur i procedur
Kiedy decyzja zostanie już formalnie podjęta, macie zaplanowany biznesplan, znacie wszystkie formalności i potrzebne zasoby, przychodzi moment na uporządkowanie wewnętrznych struktur i procesów. Postawiliście sobie określone cele rozwojowe, dysponujecie określonymi zasobami, teraz więc musicie tak uporządkować zadania, relacje oraz zasoby ludzkie, aby przyczyniły się one do osiągnięcia celu. Przydatne są w tym narzędzia organizowania codziennej pracy: podział obowiązków i odpowiedzialności, struktura organizacyjna, zasady komunikacji i wewnętrzne regulaminy.
Struktura organizacyjna
Zacząć należy od struktury organizacyjnej. Musicie ją stworzyć lub zmodyfikować, wprowadzając do obecnej struktury nowe elementy związane z działalnością ekonomiczną. Struktura organizacyjna to ogół zależności hierarchicznych i funkcjonalnych zachodzących między poszczególnymi działami, stanowiskami oraz jednostkami wyższego stopnia. Pomaga ona w formalnym rozdzieleniu zadań oraz upoważnień między elementami organizacyjnymi w organizacji. Krótko mówiąc, powinniście przyjrzeć się temu, komu będzie podlegała osoba/zespół zajmujący się działaniami ekonomicznymi oraz z jakimi osobami/zespołami będzie współpracowała/współpracował.
Istnieje wiele modeli struktur organizacyjnych i ich wariantów. Do organizacji pozarządowych najbardziej pasują trzy z nich:
Struktura liniowa
Jest to najprostsza struktura. Zakłada jednoosobowe kierowanie organizacją i jej działaniami. Liderowi/liderce podlegają bezpośrednio wszystkie osoby w organizacji, podejmuje on/ona wszystkie decyzje, ma dużą odpowiedzialność i sprawuje pełną kontrolę nad wszystkimi osobami i działaniami.
Struktura hierarchiczna
Zakłada kilka stopni odpowiedzialności i hierarchii. Powstaje w oparciu o pogrupowanie zadań i osób w organizacji w zespoły (działy, programy, komórki itp.). Za funkcjonowanie każdego zespołu odpowiada jedna osoba (koordynator/ka, kierownik/czka), która podlega pod lidera/liderkę całej organizacji. Decyzje są podejmowane na różnych szczeblach, jest określony podział zadań i przepływu informacji.
Struktura macierzowa
W tej strukturze duża część odpowiedzialności jest przeniesiona z lidera na osoby prowadzące poszczególne działania. Zakłada, że poszczególne osoby w zespole występują w różnych relacjach w organizacji (np. raz jako koordynator, raz jako członek zespołu), a także niektóre rozwiązania są czasowe (np. zespoły projektowe/robocze powstają jedynie na czas realizacji określonego przedsięwzięcia). W strukturze macierzowej są istotne dwa wymiary – jeden to zespoły, które występują na stałe w organizacji, a drugi to czasowe przedsięwzięcia (najczęściej będą to konkretne projekty). Tę strukturę cechuje duża zmienność w relacjach oraz nastawienie na osiąganie celów i rezultatów.
Przydatne linki na temat struktury organizacyjnej:
- https://www.money.pl/firma/wiadomosci/struktura-organizacyjna-firmy-jak-moze-wygladac-6314725812250753a.html
- https://interviewme.pl/blog/struktura-organizacyjna
- https://poradnik.ngo.pl/organizowanie-zasobow-ludzkich
- https://ruj.uj.edu.pl/xmlui/bitstream/handle/item/38859/lendzion_struktury_organizacji_pozarzadowych_2016.pdf?sequence=1&isAllowed=y
Rola lidera działalności ekonomicznej
Teraz ostatnia decyzja – kto stanie na czele (kto stanie się liderem/liderką) Waszej działalności ekonomicznej. W organizacji musi być osoba, która osobiście odpowiada za działalność ekonomiczną i dla której jest ona podstawowym zadaniem, a sama działalność musi być istotnym, wydzielonym elementem w strategii rozwoju organizacji i w jej strukturze. Niezależnie od tego, jak nazwiecie stanowisko, ważniejsze jest jednoznaczne i skuteczne delegowanie powierzonego tej osobie zadania. Określone muszą zostać oczekiwane rezultaty i odpowiedzialność, ale także uprawnienia danej osoby oraz dostęp (możliwość wykorzystywania) do niezbędnych zasobów ludzkich, rzeczowych i finansowych. Zadaniem wyznaczonej osoby będzie konsekwentna realizacja biznesplanu, jego ewaluacja i monitoring.
Opracowanie i wdrożenie zasad funkcjonowania osoby odpowiedzialnej za działalność ekonomiczną , jak również nadzór i rozliczanie jej z uzyskiwanych efektów, stanowią zadania zarządu. To, kto będzie pełnił funkcję osoby kierującej działalnością ekonomiczną oraz jakie będzie jej miejsce w strukturze organizacyjnej, zależy od wielkości struktury i różnorodności działań prowadzonych przez organizację. Może ją pełnić członek/członkini zarządu, można również umiejscowić tę funkcję na poziomie osoby koordynującej projekt bądź pełnomocnika/pełnomocniczki zarządu.
